VOOR OVERHEDEN

BEST PRACTICES

In 1997 schreef een commissie van Amerikaanse en Canadese ervaringsdeskundigen een rapport over best-practices van conflictoplossing in het publieke domein (*). De aanbevelingen zijn nog steeds actueel en helpen overheden bij het vaststellen of beleidsmediation (gezamenlijke besluitvorming) een geschikte methode is voor het oplossen van een beleidsvraagstuk.

 

Hieronder een samenvatting van de 8 aanbevelingen uit het rapport.

 

Aanbeveling 1:  Is betrokkenheid van belanghebbenden echt mogelijk?

Voordat een overheid, agentschap, publieke instelling of bedrijf besluit om een gezamenlijk besluitvormingstraject met belanghebbenden in te zetten, is het nodig in de eigen organisatie na te gaan of er bereidheid bestaat om een deel van procesregie en invloed op de besluitvorming uit handen te geven. Of dat mogelijk is hangt samen met de aard van het vraagstuk en gaat o.a. over:

 

  • is het onderwerp geschikt voor onderhandeling
  • is de tijd rijp voor besluitvorming
  • is er voldoende tijd beschikbaar
  • past het in het politieke klimaat
  • past deze aanpak bij de verantwoordelijkheden en doelen van het overheidsorgaan/instelling/bedrijf
  • helderheid over de rol van de overheid (variërend van technisch adviseur tot onderhandelingspartij aan tafel)
  • de vorm van het eindresultaat (plan, wet, contract, ruimtelijke inrichting, bestemming, agenda, investering, etc)

 

Aanbeveling 2: Staan belanghebbenden er open voor?

Een overheid kan mooie plannen hebben om partijen te betrekken bij beleidsvorming, maar dat kan alleen doorgaan als zij ermee instemmen. Naast instemming speelt ook de vraag mee of belangen voldoende gerepresenteerd worden; is men georganiseerd en zijn er voldoende middelen beschikbaar om mee te kunnen doen?  Bij onvoldoende vertegenwoordiging van belangen loopt de overheid het risico dat het besluitvormingsproces aan geloofwaardigheid verliest.

 

Aanbeveling 3: Regel support van besluitvormers

Gezamenlijke beleidsvorming is sterk afhankelijk van actieve steun door besluitvormers (van alle betrokken partijen). Er wordt immers autoriteit overgedragen -wat overigens nodig is omdat er anders geen enkel besluit wordt genomen-. Ook voor de implementatie van de afspraken is actieve steun nodig, vooral als andere afdelingen of instanties verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Besluitvormers en/of bestuurders die zichtbare steun verlenen aan een proces van beleidsmediation,  vergroten de kans op succes aanzienlijk.

 

Heb ook aandacht voor interne steun bij middel-management en collega’s. Het kan zijn dat er een beroep wordt gedaan op organisatiecapaciteit en hun expertise.

 

Aanbeveling 4: Begin met een assessment

Voordat een traject van gezamenlijke beleidsvorming van start kan gaan, is een assessment van aanbevelingen 1-3 een eerste stap. Daaruit volgt de beslissing om al dan niet gezamenlijk door te gaan. Onderschat dit vooronderzoek niet: partijen komen namelijk in een modus van gezamenlijk afspraken maken, bijvoorbeeld over de procesgang en de vorm van het eindproduct. Schakel een beleidsmediator in want die helpt bij het helder krijgen van de doelstellingen en het regelen van praktische zaken.

 

Mocht besloten worden om een gezamenlijk traject in te gaan, dan volgt een 2e fase waarin via onderhandelingen / co-productie naar een oplossing wordt gezocht. De laatste fase tenslotte is het nakomen van de afspraken.

 

Aanbeveling 5: Stel gezamenlijk uitgangspunten vast

De engelstalige auteurs spreken over het gezamenlijk vaststellen van “ground rules”. Dat is een gezamenlijk proces en gaat over het bepalen van protocollen en uitgangspunten voor besluitvorming. Die zijn vooral belangrijk om de verwachtingen over en weer helder te maken. Bijvoorbeeld over het eindproduct, wijze van beslissen, communicatie, etc. De uitgangspunten vergroten de legitimiteit van het proces en helpen de beleidsmediator bij zijn werk.

 

Aanbeveling 6: Garandeer de onafhankelijkheid van de mediator

Het heeft de voorkeur dat alle partijen deelnemen aan de selectie van de procesbegeleider. Als dat niet mogelijk is, dan is het de verantwoordelijkheid van -bijvoorbeeld de overheid- om een onafhankelijke en acceptabele kandidaat te presenteren. Als een overheid besluit om een procesbegeleider uit eigen gelederen in te zetten, dan is de belangrijkste vraag of de andere deelnemers deze persoon accepteren.

 

Aanbeveling 7: Houd vanaf het begin rekening met de implementatie

Een van de hoofdredenen om een gezamenlijk besluitvormingstraject in te zetten is het vergemakkelijken van de implementatie. Dat gaat mis als de link tussen het mediationtraject en de uitvoerende organisaties niet vanaf de eerste dag wordt onderhouden. Hoe gedetailleerder de praktische uitwerking van het eindproduct is, des te eenvoudiger de implementatie.

 

Aanbeveling 8: Beperk de randvoorwaarden

Beleidsmakers moeten ervoor waken om teveel inperkende randvoorwaarden te stellen aan een proces van beleidsbemiddeling. Mensen doen immers vrijwillig mee en consensusgerichte trajecten hebben baat bij flexibiliteit.

 

(*) Best Practices for Government Agencies, guidelines for using collaborative agreement-seeking processes. Report and Recommendations of the SPIDR/Public Disputes Critical Issues Committee. 1997

Rijnveld Beleidsmediation

Groenland 14

2548 WC Den Haag

 

KvK  27316204

Rijnveld Beleidsmediation  2015